主管秘書最討厭的，不是色色的主管，而是...

有一種很特殊的職務，稱為特助。為何特殊，因該職務沒有部屬，無人幫忙打天下，但該職務為「皇帝身旁的近臣」，上達天聽，可謂主管代言人，有著「看似無限的權力」，且小道消息特多，公司內大家爭相巴結之。

主管秘書最討厭的，不是色色的老闆，而是「特助」職務。
當然，這是誇大了，誰都知道色色的老闆是秘書的痛，這裡只是凸顯特助與秘書的關係不友善。

因為，近年來該職務搶奪了祕書的工作機會。

先來說個故事。一位有5年工作經歷的甜姐兒--張曉菁秘書故事。

一位能力良好、長相清秀的集團總經理秘書，名叫張曉菁，近日訴說著一件事：
"新來的總經理室特助，總是預先處理總經理的行程、會議安排及文件簽核收發處理；一副由我來做秘書就好了，真讓人覺得厭煩！"
"厭煩之餘，深入思考，我的未來會如何？他的未來會如何？我是否因此失去工作機會？我應該加強自我本職學能或培養新的本領？"

過不多久，曉菁又告知：

"唉！樂得輕鬆的日子不是人過的，工作內容越來越少，雖是輕鬆，但這工作不是我所期望，原冀望能透過忙碌的職場生活，能多多學習更多的技能，也期望能從總經理端，端看公司的未來；哪知來了個特密(特別秘書)，把我的期望都打碎了；決定換家公司，離開這個待滿2.5年的公司與職務。"

一段時日後，曉菁又告知：
"於某某人力網站，看到聘僱祕書的職務的機會不少，自覺自己很合適，轉換工作不是問題；但，一日突發奇想，看看求才公司找特助時，都開立那些條件呢？好奇心的引導下，我查閱了多筆特別助理的工作項目，很多都雷同，綜整如下："

工作項目：
1.負責主管交辦事項及行程規劃安排。
2.整理簽核文件及發送，並負責串聯各單位營運並追蹤執行狀況，隨時掌控進度。
3.負責公司內部事務流程作業。
4.負責主管會議召開通知、會議記錄製作及協助總經理進行會議決議項目追蹤。

職務類別：主管特別助理、秘書
條件要求：(1)細心、可陪同主管出差
                    (2)溝通能力佳，並能協助撰寫文案(公文)
                    (3)熟悉Excel操作，可運用該工具進行成效管控
                    (4)語文表達能力佳
                    (5)熱誠，可配合公司加班

"哈哈哈！原來這是特助的工作呀！看來資深點的秘書，都做得來呀，我改變我的求職方向，改找特助了，名稱好、工作內容相同，搞不好錢也比較多！！"

再過一段時間，曉菁告知：
"我是一名特別助理，請稱我特助！！我終於成為主管秘書最討厭的那個職務，哈哈哈。"

過沒多久，又收到該名甜姐兒--張曉菁的信件，但內容，先不於此公布，文章最後再告知。


先說說這個故事，告訴我們甚麼，公司特別助理定位不明確，導致所求得的人才，無法再當主管的第二顆腦袋及第二雙眼睛。


其實，特別助理是一個攸關公司成敗的關鍵職務，如同本文一開始所提，是「皇帝身邊的近臣」，可以將有利於公司的資訊提供給長官，並協助長官進行重大決策。當到需要特助協助的職務，鐵定不低，許多是公司最高階主管才有，如：董事長、總裁、CEO、總經理...等等職務，這也代表這些長官們日理萬機，在時間有限的情況，應有「厲害」的人來協助處理一些事務。

所以，以下羅列特別助理應作為的事情，供各位看官們參考參考，也期望給予指教。
但，首先我將特助區分兩大類：(1)放眼眼前 (2)展望未來。

「放眼眼前」的特助型態，主要是老闆有著規畫未來的能力，但忙於處理公司經營管理事務，導致無法靜下思考公司未來。因此，需要一位熟稔公司運作事務的特助，協助處理管理事務，以利空出時間思考未來。

「放眼眼前」型之特助工作項目：
(1)公司經營管理之各項績效評估與管控
(2)公司內部跨部門溝通協調
(3)特別專案進行，如：內稽內控改善專案、品質流程改善專案、產品化專案...
(4)會議決議事項追蹤並回報
(5)協助主管完成公司流程(如：簽核流程...)
(6)特殊事件處理
(7)特殊領域管理(如：人資領域)


「放眼眼前」型之特助職務能力要求：
(1)溝通能力強、理解人力佳
(2)具備公司經營管理或部門主管經驗者佳
(3)具備處理問題之能力
(4)熟悉公司組織
(5)良好文筆


「展望未來」的特助型態，主要是老闆對公司未來尚未有明確的想法，需要多點資訊協助老闆做決策。因此，需要對市場敏銳度高、能進行數據分析及擁有一個創新頭腦的人來協助之。

「展望未來」型之特助工作項目：
(1)協助進行市場調查、數據分析
(2)經營策略規劃，包含市場選定、行銷策略制定、產品發展方向、人才招募等策略
(3)新創事業建立與管理、創新想法管理
(4)績效指標制定(從願景-->目標-->策略-->成果管理)
(5)新欣市場及新產品研究
(6)競爭者分析(含潛在競爭者)

「展望未來」型之特助職務能力要求：
(1)具備市場洞悉能力、市場研究經驗及熟稔數據分析
(2)邏輯能力佳，心思縝密
(3)具備創新思維與能力，並能明確清楚表達之
(4)熟悉新創事業發展流程與邏輯(從願景-->目標-->策略-->成果管理)
(5)熱誠、自信及喜愛新事物
(6)熱愛閱讀者佳
(7)具備技術能力佳
(8)具行銷策略制定、人才招募經驗者佳
(9)具備溝通能力及驅使使用者能力


從上述，應可理解為何特助對公司的重要性。這也是本文想闡述的想法，也希望能對您的公司有所幫助。(這不是一般秘書可做到的)

好了，剛剛故事尚有一伏筆，那位甜姐兒秘書--曉菁，後來怎麼了！
後來，她來信告知：
"我現在所任職特助的那家公司，的確將我當作主管秘書用(有多一點點績效管理工作)；但，對我而言，掛個特助並沒有比較高尚，反而讓公司內部的高階主管所厭惡；因為，公司內部同仁都認為我是特助，應該要多做些事情，而不是當個資深祕書，若是這樣，就叫秘書...掛個高尚的title做甚麼..."

"錢有多了點，但老闆的想法，所有雜事都由我處理，無論那個雜事是否牽涉到我能力無法達成的，唉！早知道就好好做秘書就好。"

"但，我不會被打敗的，我會繼續努力學習更多技能，直到成為真正的特別助理(不是那個被秘書討厭的那個)"

有時，掛個高高在上的title是個累贅；但換著角度想，也是自我激勵的催化劑。